Comme on l’a vu dans un article précédent, le processus d’embauche emporte, pour l’entreprise, obligation d’accomplir un certain nombre de démarches administratives.
Me Camille Vanneau, avocat en droit du travail à Paris, vous livre l’ensemble des étapes du processus d’embauche afin de vous permettre de l’aborder sereinement.
- La déclaration préalable d’embauche (DPE)
Conformément aux termes de l’article L. 1221-10 du code du travail, et, quel que soit le contrat de travail du salarié (CDI, CDD, contrats aidés, temps plein, temps partiel…) la déclaration préalable d’embauche est obligatoire (sauf pour l’embauche d’un stagiaire).
Cette déclaration est faite auprès de l’URSSAF dont dépend votre entreprise (URSSAF dans le ressort territorial duquel est situé le siège de la société), par voie électronique (www.net-entreprises.fr), au plus tôt 8 jours avant la date d’entrée prévisible d’embauche du salarié et, au plus tard, le jour précédant son arrivée dans la société.
La déclaration préalable d’embauche doit contenir, conformément à l’article R 1221-1 du code du travail, tel que modifié par décret du 27 décembre 2016 les éléments suivants :
- Informations relatives à l’employeur : dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, SIRET, etc ;
- Informations portant sur le salarié : nom et prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;
- Informations relatives à l’embauche et au contrat de travail : date et heure de l’embauche, nature et durée du contrat, période d’essai éventuelle pour les CDI et les CDD de 6 mois au plus.
La déclaration préalable d’embauche a pour objet de permettre l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale, l’immatriculation du salarié à la CPAM, l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage, l’adhésion à un service de santé au travail et permet la mise en place de la visite d’information et de prévention.
Les éléments inscrits dans la déclaration préalable d’embauche seront ensuite communiqués par l’URSSAF aux différents organismes : Pôle Emploi, DIRECCTE…
- La déclaration sociale nominative (DSN)
Depuis le mois de janvier 2017, toutes les entreprises doivent, en sus de la déclaration préalable d’embauche, remplir la déclaration sociale nominative (net-entreprises.fr).
Il s’agit d’un fichier mensuel édité à partir de la fiche de paie du salarié qui a pour objet de communiquer aux organismes et administrations concernés les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés.
Ce document remplace donc l’ensemble des déclarations périodiques et des formalités administratives adressées jusqu’alors par les employeurs aux divers acteurs concernés (CPAM, URSSAF, AGIRC, ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle Emploi, Centre des Impôts, Caisses régimes spéciaux…).
Cette déclaration est transmise annuellement, au plus tard le 15 du mois dans les entreprises de moins de 50 salariés.
- Démarches spécifiques
Si vous embauchez un salarié pour la première fois (dans le cadre d’une nouvelle société par exemple), ou que vous n’avez pas embauché de salarié depuis au moins 6 mois, vous devez, en sus de la déclaration préalable d’embauche, remplir une déclaration préalable à l’inspection du travail, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Cette déclaration supplémentaire est également obligatoire lorsque l’établissement employant du personnel change d’exploitant ou est transféré dans un autre emplacement, fait l’objet d’une extension ou transformation emportant modification de ses activités principales.
- Obligations à l’égard du salarié
Outre les formalités requises à l’égard de l’administration, plusieurs obligations à l’égard du salarié vous incombent.
Tout d’abord, une copie de la déclaration préalable d’embauche doit être transmise au salarié (sauf si le contrat de travail mentionne expressément que l’URSSAF a été destinataire de ladite déclaration).
Ensuite, le salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention réalisée par le médecin du travail dans les trois mois à compter de la prise effective du poste.
S’il s’agit d’un poste de nuit, ladite visite doit avoir lieu avant la date d’embauche du salarié.
Par ailleurs, les salariés affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité bénéficient, conformément à l’article R 4624-23 du code du travail, d’un suivi individuel renforcé comprenant un examen médical d’aptitude qui se substitue à la visite d’information et de prévention avant l’affectation au poste.
Le salarié doit également être informé qu’il bénéficie, tous les deux ans, d’un entretien professionnel avec son employeur consacré aux perspectives d’évolution professionnelle (qualification et emploi notamment).
Outre ces informations, plusieurs éléments doivent être portés à la connaissance du salarié, par mention dans son contrat de travail, par voie d’affichage ou encore par mise à disposition au sein des locaux de l’entreprise (le salarié devant être informé d’une telle mise à disposition).
Ainsi, doivent être portées à la connaissance du salarié, obligatoirement par voie d’affichage, les éléments suivants :
- Horaire de travail
- Coordonnées de l’inspecteur du travail compétent (nom, adresse postale, numérique et téléphone)
- Coordonnées du médecin du travail, services de secours d’urgence et du service de santé compétent
- Consignes de sécurité incendie
D’autres informations doivent être portées à la connaissance du salarié par voie d’affichage ou par tout autre moyen (document maintenu à la disposions des salariés dans l’entreprise, insertion dans le contrat de travail…) :
- Convention et accords collectifs applicables dans l’entreprise et le lieu où les salariés peuvent les consulter
- Le règlement intérieur
- Les textes de loi relatifs à l’égalité des rémunérations hommes/femmes
- Les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (08 1000 5000)
- Les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques
- Les dispositions des articles L. 222-33 et L. 222-32-2 du code pénal relatif au harcèlement sexuel et au harcèlement moral ;
- L’interdiction de fumer et de vapoter dans les lieux fermés et couverts qui constituent le local de travail à usage collectif.
**Le document unique d’évaluation des risques : document que vous devez établir dès la présence d’un salarié dans l’entreprise et qui répertorie tous les dangers pour sa sécurité et sa santé ainsi que les risques rencontrés dans le cadre de son activité professionnelle. Ce document doit être tenu à la disposition des salariés, du médecin du travail, de l’inspection du travail et être mis à jour chaque année.
- Registre unique du personnel
Vous devez obligatoirement inscrire l’ensemble des salariés de l’entreprise au sein d’un registre unique du personnel (noms et prénoms de tous les salariés dans l’ordre de leur embauche), établi sur un support informatique, indélébile.
Ledit registre doit également mentionner :
- La nationalité
- La date de naissance
- Le sexe
- L’emploi
- La qualification
- Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement et, lorsqu’une autorisation d’embauche est requise (travailleurs étrangers), la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation
Une fois l’ensemble de ces démarches accomplies, vous pourrez dormir sur vos deux oreilles !
Toutefois, si des questions persistent, que vous rencontrez des difficultés particulières ou que vous souhaitez tout simplement vous faire accompagner dans ces démarches, n’hésitez pas à prendre contact avec moi.