Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, il peut, en contrepartie, bénéficier du remboursement de ses frais de déplacement par le biais de l’indemnité kilométrique. Mais, comment cette indemnité est-elle calculée ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?
- Tout d’abord, l’indemnité kilométrique c’est quoi ?
L’indemnité kilométrique, c’est la somme versée par la société en contrepartie de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnels.
Son montrant, calculé sur la base d’un barème établi par l’administration fiscale tient compte de l’utilisation du véhicule, c’est-à-dire le carburant, l’entretien, l’assurance, les distances parcourues et le type de véhicule concerné.
- Quelles sont les conditions pour bénéficier de l’indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique peut être versée à tout salarié dans l’entreprise sans condition de statut ou de qualification. Elle peut également être versée au dirigeant de la société.
Toutefois, pour pouvoir prétendre à cette indemnité, plusieurs conditions doivent être satisfaites :
- Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société,
- Les déplacements effectués doivent être strictement professionnels
- Les déplacements doivent être justifiés avec précision (la date, l’heure, le lien, le lien avec l’activité professionnelle du rendez-vous doivent être précisés ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.
Attention : les indemnités kilométriques ne couvrent pas, sauf convention ou accord contraire, les déplacements effectués entre le domicile personnel et le lieu de travail, qui répondent, quant à eux, à une règlementation particulière.
- Comment les indemnités kilométriques sont-elles calculées ?
Les indemnités kilométriques sont fixées selon un barème prévu par l’administration fiscale.
Celui-ci est établi en fonction du type de véhicule concerné (nombre de chevaux) et de la distance parcourue.
Pour l’année 2019, ce barème a été fixé comme suit :
| CV | De 0 à 5 000 Km | De 5 001 à 20 000 Km | Plus de 20 000 Km |
| 3 | 0,410 x km | (0,269 x km) + 906 | 0,315 x km |
| 4 | 0,493 x km | (0,291 x km) + 1 136 | 0,349 x km |
| 5 | 0,543 x km | (0,305 x km) + 1 188 | 0,364 x km |
| 6 | 0,568 x km | (0,320 x km) + 1 244 | 0,382 x km |
| plus de 7 | 0,595 x km | (0,337 x km) + 1 288 | 0,401 x km |
Barème applicable aux scooters (mois de 50 cm3)
| Distance inférieure à 2 000 km | De 2 001 à 5000 km | Plus de 5 000 km |
| D x 0,269 | (D x 0,063) + 412 | D x 0,146 |
Barème applicable aux motos (plus de 50 cm3)
| Puissance fiscale | Distance inférieure à 3 000 kl | De 3 001 à 6 000 Km | Plus de 6 001 Km |
| 1, 2 CV | D x 0,338 | (Dx 0,084) + 760 | D x 0,211 |
| 3,4, 5 CV | D x 0,4 | (D x 0,070) + 989 | D x 0,235 |
| Plus de 5 CV | D x 0,518 | (D x 0,067) + 1 351 | D x 0, 292 |
Exemple : si le salarié a parcouru, au cours de l’année, 6 000 kilomètres en voiture (4 chevaux), il bénéficiera d’une indemnité kilométrique d’un montant de (0, 291 x 6 000) + 1 136, soit 2 882 euros.
Ce barème a été fixé en tenant compte d’une pluralité de facteurs tels que le coût d’acquisition du véhicule, les frais liés au carburant, l’entretien, l’usure et le au paiement de l’assurance. Ces frais pris en compte dans le calcul de l’indemnité kilométrique ne peuvent donc pas faire l’objet d’une indemnisation supplémentaire.
En revanche, les frais de stationnement et de péage en ce qu’ils ne sont pas pris en compte au titre de l’indemnité kilométrique, peuvent faire l’objet d’un remboursement supplémentaire.
Le salarié peut bénéficier d’indemnités kilométriques d’un montant supérieur aux sommes prévues par le barème précité s’il justifie de ses frais réels, ce qui suppose de garder l’intégralité des factures relatives aux dépenses liées à l’utilisation de son véhicule à des fins professionnels.
La méthode des frais réels, qui ne peut pas se cumuler avec l’indemnité kilométrique permet au salarié de se faire rembourser toutes les dépenses relatives à son véhicule professionnel (amortissement du coût d’achat du véhicule, frais d’entretien, d’assurance, d’essence).
Toutefois, ce qui est fréquent, en cas d’usage mixte de son véhicule (à des fins professionnelles et personnelles), le salarié devra déterminer la quote-part consacrée à l’utilisation professionnelle de son véhicule et ne pourra obtenir le remboursement des frais consacré à son véhicule que dans la limite de cette quote-part.
En l’absence de ces justificatifs, toute somme versée par l’employeur au titre des indemnités kilométriques, d’un montant supérieur aux prévisions du barème susmentionné sera considérée comme un avantage en nature et donc, soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations salariales et patronales.
- Les indemnités kilométriques : avantages ou inconvénients ?
Pour le salarié : les indemnités kilométriques présentent l’avantage d’être exonérés de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales. En revanche si le véhicule personnel du salarié est utilisé à des fins professionnelles de manière intensive, le montant des indemnités kilométriques perçu ne permettra pas toujours de compenser l’ensemble des dépenses dont devra s’acquitter le salarié au titre de l’entretien de son véhicule.
Pour le salarié, il est donc plus avantageux de circuler à bord d’un véhicule professionnel puisqu’il ne sera tenu à aucuns frais.
Pour l’employeur : le montant des indemnités kilométriques versées aux salariés pourra être déduit du résultat imposable de l’entreprise et il n’aura pas, sur ces sommes, à s’acquitter des cotisations patronales. Il ne sera, en outre, pas tenu de s’acquitter de la taxe sur les véhicules de sociétés (sauf si les kilomètres parcourus sont supérieurs à 15 000 kilomètres).
Il apparaît donc plus avantageux pour lui de s’acquitter d’indemnités kilométriques que de faire l’acquisition de véhicule au nom de la société puis de les mettre à disposition de salariés.
En revanche, la question se pose, pour le dirigeant, entre achat d’un véhicule personnel assorti des indemnités kilométriques ou achat d’un véhicule de société.
En effet, lorsque l’employeur utilise son véhicule personnel à des fins professionnels, il pourra bénéficier de l’indemnité kilométrique, mais ne pourra pas bénéficier de la prise en charge, par sa société, des frais liés à l’assurance, l’essence, l’entretien et les réparations de son véhicule.
Au contraire, s’il fait l’acquisition d’un véhicule par le biais de sa société, celle-ci pourra prendre en compte les dépenses précitées.
Toutefois, dans une telle hypothèse, la société sera assujettie à la taxe sur les véhicules, et sera contrainte de supporter des dépenses importantes qui ne pourront pas faire l’objet d’une récupération au titre de la TVA.
Le choix entre ces deux méthodes, objet d’un article approfondi, ne doit donc pas être fait à la légère compte tenu des lourdes conséquences financières pouvant en découler, tant sur le portefeuille de la société que de son dirigeant à titre personnel.